Dématérialisation de facture et réglementation!

La dématérialisation de factures c’est d’actualité, mais quelles sont les obligations légales? Pour y voir plus clair nous vous proposons un résumé de la réglementation en vigueur.

L’article 1316-1 (Code civil) de la loi du 13 mars 2000 précise qu’un document électronique a la même valeur juridique qu’un document papier, à condition que son auteur soit dûment identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité. La Directive Européenne de 2001 rend légale la facture électronique. Mais il y a tout de même quelques règles simples à respecter.

Tout d’abord voici les 5 PILIERS DE L’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE à connaître:

1. Pérennité : Conservation long-terme

2. Intégrité : Inaltérabilité d’un document prouvant que celui-ci n’a subi aucune modification

3. Fidélité : Restitution de l’information telle qu’à l’origine

4. Traçabilité : Historisation des événements et journalisation

5. Réversibilité : Restitution des données et des éléments de preuve

Pour respecter l’article 289-5 du Code Général des impôts, la transmission de factures clients peut se faire :

  • Au format papier
  • En EDI
  • Au format PDF signé électroniquement
  • Echange des données informatisées structurées (par voie électronique sous forme de message structuré préalablement convenue entre les parties)
  • Autorise la dématérialisation des factures dans les formats non structuré (pdf ou xml) avec accord du destinataire. Dans ce cas, la transmission doit se faire par voie électronique dès lors que l’authenticité et l’intégrité est garantie par la signature électronique. La facture transmise est alors une facture originale.
  • Archivage et la conservation des factures.

Dans le cas de la dématérialisation fiscale (sans papier), les entreprises doivent conserver un double électronique de la facture à condition d’en garantir l’authenticité, l’intégrité (export au format numérique sans déperdition) et la pérennité couvrant le délai de conservation.

La Loi MACRON – Loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économique du 9 juillet 2015 a pour objectifs de :

  • Faire face aux problèmes de trésorerie
  • Réduction des délais de paiement.

Il devient obligatoire pour toutes les entreprises , quelle que soit leur taille, d’accepter les factures émises sous forme dématérialisée.

L’Etat a pour obligation d’accepter les factures électroniques pour les collectivités territoriales et à tous les établissements publics à compter du 1er Janvier 2017,

Le SI Chorus étant l’outil de tenue de la comptabilité, de consolidation et de production des comptes de l’État.

 

GAINS DE LA FACTURE ELECTRONIQUE:

  • Sécurité accrue des échanges
  • Economie de temps et d’argent
  • Réduction des coûts (Impression et envoi postal)
  • Diminution de l’empreinte carbone
  • Suppression des manipulations de documents « papiers »
  • Diminution des temps de traitement
  • Garantie de remise des documents
  • Fluidité des échanges
  • Avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics)

Groupe DELTA et vos interlocuteurs privilégiés sont à votre disposition pour vous présenter nos solutions de dématérialisation de factures. Contactez nous ici

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