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  1. Bonjour Alexandre ! Le Grand Manitou de la GEIDE chez Groupe Delta, c’est toi ! Qu’est-ce qui t’as amené vers cette spécialité ?

Je suis arrivé il y a 5 ans chez Groupe Delta, avec la mission de construire un département à part entière. L’objectif était que la GEIDE (Gestion Electronique des Documents et de l’Information Dans l’Entreprise, aussi abrévié GED) puisse avoir une place bien à elle au sein de l’entreprise.

Dans un premier temps, nous avons travaillé sur la partie avant-vente pour évangéliser en interne sur les usages et enjeux de la GEIDE. Je ne suis pas parti de zéro pour autant puisque lorsque je suis arrivé, Groupe Delta proposait déjà des solutions dans ce domaine depuis 8 ans.

A l’époque, les ventes ne décollaient pas. Il fallait donc donner un nouvel élan, une vision plus commerciale que technique sur cette activité (même si les deux vont de pair).

Au fil des mois, il a fallu amener de la rentabilité et de nouvelles affaires, mais aussi structurer toute la partie avant-vente / vente, la relation avec les fournisseurs, trouver de nouveaux partenaires, faire un état des lieux du marché…

En interne, j’ai travaillé à la collaboration avec les équipes techniques pour insuffler de la méthodologie en vente de logiciels. En effet, 80% des produits vendus chez Groupe Delta concernent des produits finis.

Le concept de délivrer un projet aux clients englobe de nombreuses métriques. Nous devions donc disposer d’une méthodologie intégrant du rédactionnel en avant-vente et définir l’administration des ventes dans notre organisation interne jusqu’à la délivrance du projet.

Cette dernière partie implique beaucoup de gestion de projet pour qualifier de manière fonctionnelle et technique tout ce qui est compris dans celui-ci.

Viennent ensuite les parties installation, paramétrage, formation, recette et suivi de projet dans le temps.

L’enjeu de mes 5 ans d’expérience a ainsi été de pouvoir mettre en place toutes ces métriques afin que les clients soient satisfaits du projet qu’on leur livre.

2. Comment ça se passe côté clients pour qu’ils se décident à investir dans un système de GEIDE ? Ils nagent dans un océan de paperasses désorganisées ?

En premier lieu, il y a un constat à faire. Quelle que soit l’activité de la société ou sa taille, la GEIDE concerne tout le monde.

Nous sommes en 2021 et 4 vecteurs se conjuguent pour répondre aux problématiques :

  • La technologie, qui a grandement évolué sur les 5 dernières années. Aujourd’hui, elle est à la pointe et répond en tout points aux problématiques clients (ce qui n’était pas nécessairement le cas avant).
  • L’aspect économique. Les solutions se démocratisent et il n’y a plus forcément besoin d’avoir des budgets élevés pour profiter de systèmes efficaces.
  • L’aspect législatif et juridique. En France et en Europe, la législation a permis à ces solutions d’avoir un champ d’application qui ne laisse plus de doute au hasard. On ne fait plus les choses « au doigt mouillé » : il existe des arrêtés, des ordonnances, des lois qui se traduisent ensuite en normes.

    La GEIDE est d’abord régie par des codes d’archivage électronique, puis il y a certaines typologies de documents ou de process qui sont normés afin de faciliter l’utilisation par le client.
  • Enfin, il y a la partie organisationnelle. En fonction des organisations et besoins spécifiques des clients, nous pouvons faire du sur-mesure.

Concernant les problématiques, celles-ci peuvent être diverses et variées. Cependant, la principale va être de gagner du temps pour être efficace.

Gain de temps sur les tâches, les process, la recherche d’information… Dans le métier, on va surtout parler de gouvernance de l’information : comment traiter l’information et les documents qui rentrent dans l’organisation ?

Le but n’est pas de supprimer totalement le papier, mais de se demander où l’on perd du temps, où il est possible d’optimiser le processus en l’automatisant un maximum pour le viabiliser, le faire respecter et en tirer un profit.

Les clients veulent savoir comment ils vont pouvoir dématérialiser les process de la commande jusqu’à la facturation. Il s’agit principalement de dématérialisation de factures fournisseurs, mais aussi de documents RH (avec des problématiques spécifiques de traitement des données personnelles liées au RGPD, des dossiers salariés, des bulletins de paie électroniques…).

De nombreuses autres problématiques sont directement liées aux activités métier. Par exemple, un avocat ne va pas avoir les mêmes contraintes qu’une société dans le bâtiment.

Il va rechercher à assurer la gestion dématérialisée du dossier de son client avec des notions fortes sur la sécurité, la traçabilité, la copie numérique fiable…

De son côté, la société dans le bâtiment va vouloir automatiser des processus de gestion des achats, de traitement des commandes, des factures…

Il y a un socle commun lié aux choses que permet de faire la technologie; la réponse technique et fonctionnelle est ensuite adaptée en fonction des besoins exprimés par le client.

3. En tant que chaman de la GEIDE, une simple incantation de ta part suffit à leur fournir un système documentaire ultra-performant ou bien c’est un peu plus compliqué que ça ?

Un client qui a une GEIDE ne peut pas revenir en arrière. Il y a un intérêt majeur à mettre en place ce type de solutions pour des raisons évidentes de centralisation de l’information, de sécurité, de traçabilité, d’accessibilité… Cela est d’autant plus vrai dans le contexte actuel de télétravail.

Ainsi, dès lors qu’un process est dématérialisé et automatisé, l’agrément procuré est tellement bénéfique pour le client qu’un retour en arrière est inenvisageable. A titre d’exemple, imaginez être privé de smartphone du jour au lendemain : vous seriez complètement perdu !

Il y a des étapes majeures de conduite de projet. La partie avant-vente nous permet de qualifier le projet en nous mettant à la place du client. Nous l’écoutons pour comprendre son activité, son organisation, ses contraintes et surtout son objectif.

Le besoin qu’il exprime est ensuite retranscrit clairement, avec éventuellement une validation technique en fonction de ce que le client nous demande. Effectivement, certains périmètres sont connus, fréquents, quand d’autres sont plus exotiques et impliquent des demandes plus particulières de la part des clients.

Dès lors qu’un accord est trouvé sur la façon de procéder pour répondre au besoin, la partie vente peut démarrer. Nous montons un dossier administratif, passons les commandes aux fournisseurs en fonction du projet et effectuons plusieurs réunions techniques en interne avec un chef de projet et un ou plusieurs techniciens.

Les comités de pilotage de gestion de projet sont ensuite réalisés chez le client afin d’établir un cahier des spécificités techniques et fonctionnelles qui baliseront le projet. Cela nous sert de feuille de route afin de configurer l’outil informatique proposé. Un planning est créé pour que le client connaisse les différentes étapes et le délai de délivrance du projet.

Nous déployons la solution, faisons des points de pré-recettes avec le client pour lui montrer l’avancement du projet, des ajustements, des tests avant d’aboutir à une recette finale. C’est lors de cette ultime étape que nous montrons au client la solution et validons avec lui qu’elle fonctionne de la manière dont il le souhaite.

Un PV de recette est signé et les livrables sont rédigés : cahier d’exploitation, plans de formations… Nous mettons en exploitation et planifions les formations pour les utilisateurs finaux / les administrateurs chez le client. Les formations sont faites et des actions complémentaires sont mises en place.

Vient ensuite la partie accompagnement. La GEIDE a cette particularité d’être une solution vivante, où dès lors qu’un périmètre a été défini d’autres peuvent venir le compléter.

Par exemple, si nous avons mis en place la dématérialisation des factures fournisseurs chez un client, celui-ci va probablement nous demander d’en faire davantage : factures clients, périmètre RH, dossiers commandes et de clients, photothèque…

C’est donc dans cet accompagnement des clients dans le temps que Groupe Delta va se démarquer.

La notion d’évolutivité de la solution est également déterminante.  Quelle que soit la solution logicielle, il y a toujours un socle de base avec des modules inclus et d’autres en option.

Un client avec un petit besoin va pouvoir retirer un grand bénéfice d’une solution basique, avec un retour sur investissement très fort et rapide. Pour autant, il aura toujours la possibilité d’ajouter d’autres modules lorsque ses besoins évolueront puisqu’ils sont compatibles avec la solution que nous lui avons vendue.

Le mot de la fin : en un mot, quel est pour toi le plus de Delta ?

Accompagnement durable.

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