01 69 85 36 59

Documents au format numérique, centralisation et accès facilité à l’information, signature électronique… Aujourd’hui, le numérique remplace le format papier pour tous les documents indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Cette transformation a un nom : la GED (Gestion Electronique des Documents). Principe, fonctionnement et avantages : on vous dit tout dans cet article !

Quelle que soit leur domaine d’activité, toutes les entreprises ont un point commun : elles génèrent et exploitent de nombreux documents. Ces derniers jouent un rôle central dans leur bon fonctionnement et leur réussite globale.

Cette quantité d’informations représente un enjeu de taille : pour assurer la productivité des employés, elles doivent être facilement accessibles, n’importe où et n’importe quand.

Un rapport de McKinsey a d’ailleurs relevé que « les employés passent en moyenne 1,8 heure par jour – soit 9,3 heures par semaine – à rechercher et rassembler des informations. Autrement dit, les entreprises engagent 5 employés, mais seuls 4 se présentent au travail ; le cinquième se contente de rechercher des réponses sans apporter de valeur ajoutée ».

Une statistique édifiante qui souligne l’importance cruciale d’une bonne organisation des documents, que la GED peut vous aider à accomplir.

Qu’est-ce que la Gestion Electronique de Documents (GED) ?

Plus nous créons et utilisons des documents dans le cadre du travail, plus il est essentiel de mettre en place des systèmes pour assurer leur gestion à travers l’entreprise. C’est là qu’intervient un système de gestion des documents.

Qu’on les nomme GED ou GEIDE (Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise), ces systèmes visent à permettre la création, le stockage, la gestion, l’indexation, la protection, la traçabilité et la récupération de documents numériques.

Fonctionnant généralement dans le cloud, ils constituent un cadre qui facilite le flux d’informations critiques dans toute l’organisation tout en préservant et optimisant le patrimoine informationnel de l’entreprise.

Ainsi, opter pour un système de gestion de documents robuste vous permet de garder une longueur d’avance sur la concurrence et de fournir toutes les informations dont vos employés ont besoin pour travailler efficacement.

Enfin, l’aspect réglementaire est également à prendre en considération. Le RGPD avec la cartographie du traitement des données personnelles, l’obligation de factures clients dématérialisées, le respect des normes ISO, AFNOR, FNTC, ANSSI… Autant d’éléments qu’un système de GED permet de contrôler.

L’importance de la GED pour votre organisation

Une meilleure organisation des documents, soit. Mais cela justifie-t-il d’investir dans un système dédié pour y parvenir ?

Considérons d’abord le nombre et la variété de documents générés en entreprise : documents commerciaux, argumentaires de vente, marketing, factures / comptabilité, contrats clients, fichiers liés aux ressources humaines, articles de blog, manuels de formation, matériel d’accueil…

Ensuite, ces documents sont souvent éparpillés : applications de stockage Cloud (type Dropbox, Google Drive, OneDrive…), fichiers stockés sur votre PC ou smartphone, pièces jointes de mails, etc.

Comme vous ne pouvez pas vraiment voir ce désordre numérique que vous avez créé (contrairement au désordre papier, qu’on stockait dans de gros classeurs bien visibles) le problème n’existe pas vraiment… jusqu’à ce que vous ne trouviez plus un dossier particulier.

Que se passe-t-il alors ? A minima, vous perdez en temps, en productivité et en sérénité. Mais s’il s’agit d’un document essentiel, les conséquences peuvent être plus graves pour l’employé responsable de la perte comme pour votre entreprise.

Les multiples avantages de la GED

Au-delà du simple stockage de fichiers, un bon système de gestion électronique des documents vous aidera à :

  • Centraliser l’information actuellement disséminée ici et là
  • Sécuriser ces informations (mots de passe, etc.)
  • Faciliter son accès (moteur de recherche intégré)
  • Améliorer l’efficacité globale des collaborateurs
  • Mieux collaborer grâce à un partage d’information facilité
  • Optimiser le travail à distance / télétravail (disponible dans le Cloud)
  • Réduire grandement votre dépendance au papier1 (pensez RSE)
  • Réaliser par conséquent de réelles économies2
  • Créer facilement des documents numériques
  • Gagner de l’espace dans vos locaux…

En résumé, passer vos documents au numérique est un aspect essentiel de votre transformation numérique et participera pour beaucoup à l’amélioration de votre efficacité globale.

Groupe Delta vous aide dans votre GED

Facilitez votre quotidien et optez pour la gestion électronique des documents avec Groupe Delta.

Quels que soient vos problématiques ou vos budgets, nous avons les solutions adaptées à vos besoins.

Contactez-nous et discutons-en ensemble !

  1. Plus de 30 millions d’hectares de forêts sont détruits chaque année pour produire du papier…

  2. Les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est compris entre 500k et 1M$ peuvent économiser 40k$ / an en réduisant leurs dépenses d’impression et en investissant dans un portail de collaboration. La simple suppression des frais d’envoi des documents (factures, contrats, bulletins de paie…) constitue déjà une importante source d’économie.

LinkedIn
Share This