Si la tendance est à la dématérialisation, l’impression n’a pas dit son dernier mot en entreprise. Cependant, elle représente toujours un poste de dépense élevé et largement sous-estimé par les chefs d’entreprise. La meilleure solution pour booster son efficacité et réduire les coûts : confier la gestion de votre parc d’imprimante à un professionnel.
Rationalisation. Efficacité. Économies.
De nos jours, ces 3 mots sont dans la bouche de tous les dirigeants.
Une étude européenne menée par IDC1 il y a quelques années révélait que les coûts d’impression représentent entre 1 à 3% du chiffre d’affaires d’une entreprise. On y apprenait également que celles qui s’attaquent aux « coûts cachés », notamment en ayant recours à un prestataire spécialisé, peuvent espérer diminuer leurs coûts d’impression jusqu’à 30% !
Malgré ces chiffres évocateurs, l’impression reste souvent une dépense insuffisamment gérée (et parfois même, non gérée du tout !). Pire : selon une autre étude, 90 % des entreprises ne suivraient pas leurs coûts d’impression2.
Comprendre l’environnement d’impression de votre entreprise afin de mieux évaluer vos besoins et réduire vos dépenses est donc primordial. Mais la diminution des coûts opérationnels n’est que la partie émergée de l’iceberg.
Confier la gestion de votre parc d’impression à un professionnel et établir une politique d’impression solide offre bien d’autres avantages, que nous allons explorer dans les lignes qui suivent.
5 raisons de déléguer la gestion de votre parc d’imprimantes
Il existe de nombreux avantages à confier la gestion de votre parc d’imprimantes à un spécialiste.
En voici cinq qui touchent à trois facteurs déterminants dans la réussite d’une entreprise : la rentabilité, la sécurité des données et une meilleure productivité.
1. Contrôle de l’inventaire
Garder un placard rempli d’encres et de toners immobilise des capitaux. A l’inverse, ne pas anticiper son réapprovisionnement et se retrouver à court de fournitures au milieu d’une tâche importante peut freiner la productivité et perturber les flux de travail.
La solution ? Le contrôle des stocks grâce au réapprovisionnement automatique des fournitures.
Grâce au réapprovisionnement automatique, la bonne cartouche d’encre ou de toner sera livrée à l’imprimante qui en a besoin juste avant qu’elle ne soit à court d’encre.
Cela permet non seulement de libérer du capital pour des besoins professionnels plus cruciaux, mais aussi de conserver un précieux (et coûteux) espace de stockage.
2. Impression basée sur des règles
L’impression basée sur des règles permet aux administrateurs IT de limiter les coûts en évitant d’imprimer inutilement.
En paramétrant des règles d’impression, vous serez en mesure de limiter les moments où le personnel peut utiliser les appareils. Vous pourrez également :
- Suivre l’utilisation faite par chaque utilisateur
- Acheminer les travaux vers d’autres imprimantes si nécessaire
- Définir des restrictions sur l’impression de documents spécifiques (mails, documents issus de sites Web…),
- Forcer l’impression recto-verso ou noir et blanc
- Etc.
Cette pratique peut contribuer à économiser le papier (un bon point pour votre politique RSE !) et les fournitures d’impression. Surtout, vous profiterez ainsi d’une meilleure vision sur votre flotte et d’un contrôle accru sur l’utilisation de vos imprimantes par vos collaborateurs.
3. Réduction des temps d’arrêts
Les temps d’arrêt influencent directement le rendement du travail et contribuent à la frustration des utilisateurs.
Un parc d’imprimantes géré par un spécialiste dans le domaine garantit que la maintenance de routine, les mises à jour et les correctifs sont automatiquement effectués de manière régulière.
A la clé : un parc d’impression sain et qui durera plus longtemps !
De plus, le dépannage et les réparations de vos appareils sont effectués dès qu’ils se présentent par des professionnels compétents, ce qui soulage vos équipes IT en interne et garantit un service ininterrompu.
4. Sortie papier sécurisée
Dans un environnement géré, vous avez la possibilité d’utiliser l’impression sécurisée, aussi appelée pull printing (impression à la demande).
L’impression sécurisée signifie que les données restent en sécurité dans la file d’attente d’impression jusqu’à ce qu’un utilisateur authentifié se présente devant l’imprimante pour récupérer ses copies. Pour ce faire, celui-ci devra s’identifier sur la machine en badgeant ou saisissant un code PIN / mot de passe.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux entreprises qui doivent se conformer à des réglementations.
En effet, les risques de compromission des informations sensibles sont considérablement réduits. Et pour cause : les documents ne sont jamais laissés sans surveillance dans le bac de sortie, comme cela arrive malheureusement trop souvent !
5. Une meilleure cybersécurité
Les cybercriminels se concentrent beaucoup sur les PME, souvent moins armées en matière de sécurité informatique.
Problème : les imprimantes offrent souvent un point d’accès facile aux données critiques.
Avec un spécialiste aux commandes de vos imprimantes, vous réduisez les risques de sécurité de diverses manières, notamment en :
- Maintenant les équipements à jour avec les derniers correctifs de sécurité, mises à jour et mises à niveau.
- Paramétrant des contrôles d’accès pour éviter toute utilisation inappropriée ou non autorisée.
- Formant votre personnel aux meilleures pratiques en termes de cybersécurité
- Sécurisant vos impressions à distance
- Planifiant la reprise après sinistre et en réalisant des sauvegardes régulières…
Optimisez votre parc d’imprimantes avec Groupe Delta
Votre flotte d’imprimantes est un élément vital de votre entreprise. Tirer le meilleur parti de cette ressource via une gestion appropriée est donc essentiel pour booster votre quotidien professionnel.
Nos techniciens possèdent l’expertise nécessaire pour évaluer et améliorer ses performances. Grâce à leurs recommandations et actions correctives, vous serez en mesure de renforcer son efficacité (et donc votre productivité), d’économiser sur votre budget impression et d’augmenter la sécurité des données.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus !