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La crise sanitaire a contraint les entreprises du monde entier à transposer leur process traditionnels vers le digital. L’une des solutions largement adoptées dans ce contexte d’urgence a été la signature électronique, aussi appelée e-signature. Une technologie qui présente de nombreux avantages au quotidien pour les organisations, tous secteurs confondus.

2020. Sans crier gare, un virus paralyse la planète et contraint la société à adopter des mesures inédites pour continuer de fonctionner.

Les entreprises, en particulier, ont dû accélérer leur transformation numérique afin de poursuivre leurs activités et limiter leurs pertes de chiffre. Dans l’arsenal de solutions déployées à cette période, la signature électronique ne leur a pas seulement été utile mais surtout indispensable.

Grâce cette technologie, le business a pu continuer à distance et de nombreux professionnels ont saisi tous les avantages qu’elle pouvait procurer.

Dans les lignes qui suivent, nous allons aborder son fonctionnement et la façon dont elle peut optimiser vos démarches au quotidien.

Signature électronique : comment ça marche ?

Trois parties entrent en jeu dans le cadre d’une signature électronique : l’expéditeur du document à signer, son destinataire et, entre les deux, un organisme certifié appelé tiers de confiance. C’est à ce dernier qu’incombera la mission de garantir l’intégrité du document d’un point de vue légal.

En utilisant un algorithme mathématique, les fournisseurs de solutions d’e-signatures  génèrent deux clés : une publique et l’autre privée. Lorsqu’un signataire signe numériquement un document, un hachage cryptographique est alors généré pour le document.

Celui-ci est ensuite crypté à l’aide de la clé privée de l’expéditeur, qui est stockée dans un contenant sécurisé. Il est ensuite annexé au document et envoyé aux destinataires avec la clé publique de l’expéditeur.

Le destinataire peut déchiffrer le hachage crypté avec le certificat de la clé publique de l’expéditeur. Un hachage cryptographique est à nouveau généré du côté du destinataire.

Les deux hachages cryptographiques sont enfin comparés pour vérifier leur authenticité. S’ils correspondent, le document n’a pas été falsifié et est considéré comme valide !

Les principaux avantages de la signature électronique

Économisez

Commençons par le nerf de la guerre : l’argent ! Tous les avantages qui suivent se traduisent par d’importantes économies pour votre entreprise. Réduction des coûts de papier, d’impression et d’envois postaux mais aussi réduction du temps nécessaire à la signature et à l’encaissement des paiements des nouveaux clients.

Sans oublier le gain réalisé sur les frais de déplacements de vos collaborateurs et le temps gagné par ces derniers, qui peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Renforcez la sécurité

En utilisant l’e-signature, vous êtes assurés que vos documents parviendront aux bonnes personnes grâce à des contrôles de sécurité comprenant une vérification indépendante automatique. Également connue sous le nom de Knowledge Based Authentication (abrévié KBA, en français « Authentification Fondée sur la Connaissance), cette étape de vérification indépendante permet de sécuriser les documents.

Ainsi, si une quelconque modification non-autorisée est tentée, le « sceau » de la signature est brisé et le document se retrouve caduque.

Abolissez les frontières

Peu importe où se trouvent vos clients, vous avez la possibilité de leur faire signer un document directement depuis leur téléphone ou leur tablette à n’importe quel moment.

A la clé : un réel gain de temps et d’efficacité !

Améliorez le suivi de vos flux de travail

Suivez facilement qui a ouvert, signé ou approuvé un document, et qui vous retarde. Vous disposerez d’une trace écrite complète de qui a consulté le document et à quel moment il l’a fait.

Profitez de plus de commodité

Cette technologie vous permet de recueillir les signatures sur plusieurs documents en même temps, sans imprimer une seule page de papier.

Certains inconvénients, comme un oubli d’intégration d’annexe ou le fait de devoir parapher à la main toutes les pages d’un document volumineux, sont ainsi facilement évités

Soyez payé plus rapidement

Demandez la signature et les détails du paiement sur le même document pour recueillir en toute sécurité toutes les informations dont vous avez besoin pour que vos clients soient opérationnels – y compris le paiement à votre intention !

Centralisez le stockage des documents

Le temps où vous deviez chercher un document dans des classeurs ou un dossier sur votre ordinateur est révolu. Une solution d’e-signature les stocke de manière sécurisée dans le cloud pour être retrouvés très facilement. Une solution de signature électronique peut également être couplée à votre système de GED pour encore plus d’efficacité.

Les documents signés électroniquement peuvent aussi être suivis depuis un tableau de bord pour améliorer vos workflows (ex : relancer un paiement en attente).

L’e-signature et Groupe Delta, partenaires de votre efficacité opérationnelle

Groupe Delta peut vous aider à mettre en place un système de signature électronique pour booster votre efficacité au quotidien.

Signatures de contrat mais aussi bons de commandes, de livraisons, devis… Tout ces documents sont facilement stockés et hiérarchisés, en toute sécurité grâce à la solution que nous proposons.

Ce qu’il est important de retenir de tout cela est surtout le gain en productivité et en sérénité : les signatures et relances peuvent se faire depuis son poste de travail pour optimiser votre productivité (fini les déplacements inutiles !).

Séduit par ces perspectives ? Contactez-nous dès maintenant et échangeons ensemble de vos besoins !